Die besten Out-of-Office E-Mails

Posted by Ben on Aug 2, 2019 3:35:21 PM

Wir alle benötigen ab und an Zeit, um aus dem oft stressigen Arbeitsalltag zu entkommen und neue Energie zu tanken. Gerade in der Sommerzeit steht bei vielen von uns der wohlverdiente Sommerurlaub an.

Bevor Sie jetzt jedoch übereilt zur Standard Out-of-Office (OoO) Nachricht greifen, möchten wir Ihnen etwas Innovatives vorschlagen: Nutzen Sie die OoO E-Mail, um Ihre Beziehung zu Arbeitskollegen, Kunden oder anderen Stakeholdern zu vertiefen.

Sie fragen sich jetzt bestimmt, wie das funktionieren soll. Die Antwort ist simpel: Durch das Teilen kleiner persönlicher Informationen!

Doch beginnen wir mit der klassischen OoO E-Mail:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin momentan nicht im Büro und werde am [Datum] wieder zurück sein. Bei dringenden Fragen melden Sie sich bei meinem Kollegen (...).

E-Mails werden nach meiner Rückkehr beantwortet.

Mit freundlichen Grüßen

Laut Schätzungen sehen 98% aller OoO Nachrichten so oder so ähnlich aus - leicht zu verwechseln oder zu vergessen und ausschließlich Fakten-basiert. Wie können Sie also herausstechen in der Flut von OoO Nachrichten in der Sommerferienzeit? Dazu haben wir von impakt360 3 Ideen:

Idee 1: Teilen Sie eine private Informationen (z.B. Reisedestination oder über Ihre Familie)

Guten Tag!

Dieses Jahr ist für mich ein Jubiläumsjahr. Ich feiere 5 Jahre Ehe und genieße Sommerferien mit unserem 4-jährigen Sohn und unserer 2-monatigen Tochter. Zu Ehren eines so bedeutsamen Urlaubs werde ich bis zum [Datum] keine E-Mails abrufen. Wenn Sie etwas Dringendes benötigen, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen (...)

Idee 2: Seien Sie kreativ

Liebe Sender,

Unsere jüngste Studie ergab, dass Ferien gut für das Gehirn sind und die Arbeitsleistung steigert. Dies erfordert weitere Forschung! Ich bin bis zum [Datum] nicht im Büro und habe nur eingeschränkten Zugriff auf E-Mails. Wenn Sie sofort Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen (...).

Einen schönen Sommer wünscht Ihnen

Idee 3: Nehmen Sie Bezug auf Neuigkeiten bei der Arbeit

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich hoffe, Sie genießen einen schönen Sommer. Es ist Zeit für meinen jährlichen Urlaub. Ich freue mich darauf, auf Ihre E-Mail zu antworten, wenn ich am [Datum] zurückkomme. Bei dringenden Fällen melden Sie sich bitte bei ...

In der Zwischenzeit möchte ich mit Ihnen diesen Artikel teilen, der Ihnen Tipps & Tricks bietet, um die neuen Funktionen unseres CRM System voll auszuschöpfen. Mein persönlicher Favorit ist Tipp #3. Welcher hilft Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit am meisten?

Viele Grüße

Zum Abschluss noch 2 Anmerkungen:

  1. Diese Nachrichten können Sie natürlich nicht nur schreiben, wenn Sie im Urlaub sind, sondern auch, wenn Sie Konferenzen besuchen oder aus anderen Gründen nicht zu erreichen sind.
  2. Schreiben Sie verschiedene OoO Nachrichten an verschiedene Personenkreise: So können Sie beispielsweise eine Nachricht für Personen innerhalb der Organisation und eine andere E-Mail für Personen außerhalb der Organisation verfassen.

Versuchen Sie es doch einmal selbst aus: Was möchten Sie den Sendern der E-Mails von sich mitteilen und woran würden Sie gerne ein nächstes Gespräch nach den Ferien anknüpfen?

Viel Spaß beim Schreiben Ihrer persönlichen OoO E-Mail und schöne Ferien!

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